有限的档案在线借助。在线提供档案借助服务是档案网站的核心功能, 目前主要通过两类渠道达成:一是在线提供全文, 二是通过目录检索明确所需档案, 再通过线上申请获得档案。相比于馆藏中丰富的档案资源, 档案的在线借助并不充分, 问题主要显目前如下方面:
第一, 非数字格式的档案还处于数字化的进程中, 目前各国的档案数字化完成度有待提高。因为数字化涉及计划、档案选择、扫描、著录等一系列步骤, 目前有限的人力和财力使得数字化处于较缓慢的进程中。比如, 美国档案与文件署保管了125亿页的文件, 但得到数字化的不过2.35亿页。第二, 因为多数档案仅能通过目录检索以线上申请结合人工审核的方法获得, 这使得档案很难实时获得且可能需要若干工作日的等待, 甚至目前多数档案机构并未提供针对用户在线申请的档案服务, 用户仍然需要线下实地申请。第三, 网站的在线检索不尽健全, 一方面在于数字化的档案未能充分数据化或原生数字档案的异构化, 信息组织深度不足, 档案不可以完成数据层面的自概念, 档案之间很难互联互通, 未能达到机器学习的需要, 从而很难高效提供精确的档案满足用户需要。其次, 网站未能提供全方位的在线专业指导或辅助, 用户在检索中遇见的问题很难准时解决。比如, 国内目前的档案网站并未达成全文检索, 对所需档案知道有限的用户检索方案很难与档案网站提供目录、主题词或关键字匹配。第四, 数字化档案与原生数字档案均存在智能开放问题, 即技术上可以达成在线检索却限于保障档案利益有关者的权益所需面临开放上的问题。比如, 开放什么档案、开放档案中的哪部分内容、对哪个开放, 适合开放是精细化的工作, 亦需要愈加严密的规则支持, 在现在更多地依靠人工审察的情况下开放受限, 未能充分应用技术也致使开放存在肯定问题。
